CRM  Est-ce bénéfique d'avoir recours à un CRM dédié à l'événementiel pour votre activité ?

Interrogeons nous un instant sur le bien-fondé (ou non) d'avoir recours à un CRM pour organiser un événement de type Salon, Forum ou Séminaire. Si oui, quelles sont les caractéristiques requises ?

Fait par NK, le 17 avril 2023
 
Essayons d'énumérer les avantages et les inconvénients d'avoir recours à une plateforme en ligne pour la gestion commerciale et opérationnelle d'un événement.
 
 

AVANTAGES

Parmi les objectifs que vous pouvez réaliser à l'aide d'un CRM événementiel, en voici quelques exemples :
  1. Centraliser l'accès à l'information et collaborer en ligne en tant qu'équipe,
  2. Construire l'historique de la relation avec les clients et rendre cet historique disponible à l'ensemble des interlocuteurs concernés,
  3. Segmenter et organiser la collecte des données, que ça soit via les formulaires d'inscription, les abonnements aux newsletters ou les différents points d'entrée partenaires,
  4. Identifier les leads et faciliter les actions de marketing direct et de prise de contact qualifiée,
  5. Se fixer des objectifs commerciaux en construisant un budget de vente et les atteindre en affectant des missions et en planifiant des actions commerciales tout en assurant le suivi de la performance de l'équipe,
  6. Mener des actions groupées ayant des impacts à grande échelle (envoi d'e-mailings, diffusion de contenu vers les réseaux sociaux, publications web, bannières pub, SEO),
  7. Définir une liste de produits et la vendre par divers canaux (formulaires en ligne, paniers d'achat, téléphone, vente traditionnelle..),
  8. Gérer les contrats, la vente, la facturation, l'encaissement, les relances sur retard de paiement et les exports comptables,
  9. Planifier et automatiser la gestion opérationnelle et le déroulement d'un événement avec un mécanisme de suivi / relance (diagramme de gantt / liste des tâches),
  10. Lancer et suivre les préenregistrements à l'événement et aux conférences (Save the date, envoi des codes d'accès visiteur, e-badges),
  11. Exposants : extranet dédié, commercialisation sur plan, prestations annexes, liste des tâches, market place, fiche de présentation..,
  12. Intervenant : extranet dédié, préparer sa conférence et interagir avec les participants ayant fait une préinscription,
  13. Visiteur / participant : se présenter, s'informer, échanger avec des experts, acheter des produits à des tarifs promotionnels, se préinscrire à des conférences ou visioconférences, faire des demandes de rdv, imprimer son badge,
  14. Animer autour de l'engagement des participants aux conférences: sondages, quiz, votes, réactions temps réel,
  15. Analyser : données commerciales, préenregistrements, clics, pages vues et fréquentation physique temps réel ,
  16. Evaluer la satisfaction client grâce aux enquêtes et à l'analyse de sentiment (IA),
  17. Animer la période avant et post-événement à travers des outils comme le site web, la newsletter, le market place, les webinaires, les podcasts, les réseaux ..etc.
  18. Enfin, faire des économies substantielles sur votre budget IT et communication, y comprises des économies d'échelle en cas de multiplication des événements et de montée en charge de votre activité.
 

INCONVÉNIENTS

  1. Devoir faire confiance à un prestataire externe pour la collecte et la sauvegarde des données
  2. Etre dépendant de la qualité, de la fiabilité et de la performance de l'outil externe
  3. Former l'équipe à l'utilisation de ce nouvel outil (courbe d'apprentissage et taux d'adoption)
  4. Possible manque d'interopérabilité avec le logiciel comptable ou d'autres outils internes
  

PRÉCAUTIONS À PRENDRE

De quoi faut-il tenir compte si vous décidez de franchir le pas, pour éviter les mauvaises expériences ?

  1. Prêter attention à la négociation de votre contrat de type SaaS. A titre d'exemple, ce contrat doit contenir des closes relatives à la confidentialité et la non-divulgation, à la protection des données personnelles, au mode d'attribution des licences d'utilisation, aux copyrights et le droit propriété sur votre contenu, aux conditions de résiliation... etc.
  2. Obtenir des assurances concernant la sécurité de l'accès aux données (ex: audit externe de cybersécurité), le taux de disponibilité du service (accès au serveur), les plans de sauvegarde et les options de récupération des données en cas de cessation de contrat.
  3. S'assurer de la présence de services d'accompagnement (support technique, webmaster, formation) et que ces services fassent partie de l'abonnement de base ou que le coût d'accès à ces services ne soit pas exorbitant.
  4. Interopérabilité : vérifier que la plateforme à adopter propose des possibilités d'interaction avec d'autres services en ligne dont vous vous servez, que ça soit via la présence d'API entrantes ou sortantes, les intégrations, les flux de données et de messagerie et les mécanismes d'import / export ou de synchronisation.
  5. Enfin, se méfier des personnalisations à outrance. La personnalisation est l'ennemi de l'évolutivité. Vous serez mieux servis dans la durée par une plateforme qui donne une part belle à la mutualisation des développements et à la standardisation des procédés, ainsi votre système d'information profitera davantage et à moindre coût de l'évolution continue de la solution logicielle à laquelle votre entreprise est abonnées. Un juste équilibre entre personnalisation et fluidité de l'évolution est à trouver. Un bon critère dont il faut tenir compte sont les options de configuration que propose l'outil sans le besoin d'avoir recours à des développements ad hoc.

CONCLUSION

À la question : est-ce bénéfique de faire appel à un CRM pour mon activité événementielle ? la réponse est oui à condition de prendre quelques précautions concernant les aspects à la fois juridiques, techniques et commerciaux de l'offre à laquelle vous avez l'intention de souscrire.
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